Los últimos dos años han sido complejos y con mucha incertidumbre en diferentes aspectos de nuestra vida. Tuvimos que trasladar diversas actividades presenciales al ámbito virtual, como lo fue el trabajo, la educación y la comunicación, apoyados de herramientas tecnológicas.
En este contexto, recupero lo señalado por el portal informativo Infobae, en el sentido de que el uso de plataformas virtuales como Zoom, Google Meet y otras, han generado que se tengan demasiadas reuniones de ese tipo, incluso algunas innecesarias. También señalan que, en algunos casos, no sólo resultan poco productivas, sino que le quitan a las y los colaboradores tiempo para realizar labores diarias en la franja horaria asignada.
Dicho sitio web establece que, en 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de los 2.7 mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo. Estos encuentros reducen la motivación e incrementan el estrés; de hecho, el 45% de los trabajadores se sienten agobiados por el número de reuniones que deben atender y el 47% afirma que no son realmente productivas.
Para reducir esa sobrecarga, vale la pena retomar las tres reglas inspiradas en la metodología de Jobs para ser más eficientes con las reuniones laborales, que enlista dicho portal informático:
1. Mantener la lista de invitados corta, idealmente de tres a cinco personas:
El razonamiento detrás de esta regla es que cuantas más personas participen en una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces se convierten en un mar de ruido y es menos probable que se llegue a un buen resultado.
Otro factor clave de este punto es saber exactamente cuál será el papel de cada persona en la reunión. Si no pueden o no quieren contribuir, no deberían participar. Para informar, se puede recibir una transcripción o una grabación después del hecho.
2. Que la agenda sea breve, de no más de tres puntos:
El objetivo es concentrarse e ir al punto. El tiempo es oro. Con más de tres elementos, es probable que se amplíe mucho la agenda y se termine hablando de cosas que no vienen al caso. Por eso se recomienda ser breve y asegurarse de que los tres puntos a debatir estén claramente conectados con el propósito principal de la reunión.
3. La duración de la reunión no debería ser más de 30 minutos:
Si dura más, termina siendo una pérdida de tiempo. La capacidad de atención del ser humano es limitada, y no se puede sostener una conversación analítica y creativa por una cantidad de tiempo amplia. Por eso, hay que mantener estas reuniones breves y agrupar la información clave en fragmentos digeribles de uno a dos minutos.
Sin duda, estas recomendaciones nos invitan a analizar cuántas reuniones virtuales tenemos al día y si son estrictamente necesarias; podemos identificar y en su caso reducir la “juntitis” de Zoom u otras plataformas; saber cómo evolucionamos como equipos de trabajo, para ser más efectivos y cómo desarrollamos nuestro liderazgo.
Y tú, ¿qué más nos puedes compartir del exceso de juntas en Zoom? Te invito a dejar tu mensaje en mi página de Facebook David Villanueva Lomelí. Con los Hashtags #Puebla y #VívelaBien.
Como menciona el dicho popular: “Esta reunión virtual pudo haber sido un mail.”
Facebook: David Villanueva Lomelí
www.davidvillanueva.mx
